Document legal

Termeni și condiții

Ultima actualizare: 13 iulie 2026

1. Preambul și obiectul documentului

1.1. Prezentul document („Termenii și condițiile" sau „Termenii") reglementează raporturile juridice dintre Arxia SRL (denumită în continuare „Arxia", „Furnizorul", „noi") și operatorul economic persoană juridică ce accesează și utilizează aplicația web SISAP (denumită în continuare „SISAP", „Aplicația" sau „Serviciul"), reprezentat de Utilizator conform secțiunii 3.

1.2. Furnizorul Serviciului este:

Denumire: Arxia SRL
Sediu social: Str. Primăverii nr. 8, ap. 262, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România
Punct de lucru: Str. Tipografiei nr. 28, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România
CUI: RO8472530
Nr. Registrul Comerțului: J12/914/1996
Telefon: +40 740 574 934
Email: office@arxia.com

1.3. SISAP este o aplicație web B2B de sprijin destinată operatorilor economici (ofertanți) care aplică la proceduri de achiziție publică derulate prin SICAP/SEAP (e-licitatie.ro). Serviciul oferă funcționalități de import al datelor publice ale procedurilor, calcul orientativ al termenelor legale, asistență la pregătirea dosarului de ofertă și urmărirea contestațiilor.

1.4. SISAP este un serviciu de sprijin la aplicarea la proceduri competitive, cu valoare adăugată. Prelucrarea datelor publice disponibile pe e-licitatie.ro are caracter accesoriu acestui serviciu legitim și se realizează în limitele tehnice descrise la art. 4.6 (numai proceduri aduse de Utilizator, cadență rezonabilă). Reutilizarea informațiilor cu caracter public publicate de autorități în SEAP se întemeiază pe principiile Legii nr. 179/2022 privind datele deschise și reutilizarea informațiilor din sectorul public. Aplicația nu este și nu trebuie interpretată ca un instrument de supraveghere sau de înlocuire a sursei oficiale de informare.

1.5. Neafiliere. SISAP este un produs privat al Arxia SRL. SISAP nu este afiliat, sponsorizat, aprobat sau operat de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), de Agenția Națională pentru Achiziții Publice (ANAP), de operatorul platformei e-licitatie.ro ori de orice altă instituție publică. „SISAP" este o denumire distinctă de „SICAP" (sistemul informatic oficial de achiziții publice).

1.6. Acceptarea documentelor contractuale. Contractul se încheie prin crearea contului și acceptarea expresă, prin bifă, a prezentelor Termeni (care includ Disclaimerul de răspundere, parte integrantă). Clauzele neuzuale în sensul art. 1203 Cod civil (enumerate la art. 18.2) se acceptă în mod expres, printr-o bifă separată și distinctă, la crearea contului; fără această acceptare expresă, contul nu poate fi creat. Politica de confidențialitate este un document de informare (art. 13–14 GDPR), pe care Utilizatorul declară că l-a citit; ea nu se „acceptă" contractual. Pentru datele încărcate de Client în Aplicație se aplică și Acordul de prelucrare a datelor (DPA), anexă la prezentii Termeni.

1.7. Furnizarea Serviciului se realizează în conformitate cu legislația aplicabilă, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic, Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, Legea nr. 98/2016, Legea nr. 101/2016, HG nr. 395/2016, Legea nr. 179/2022 și Codul civil. Serviciul fiind destinat exclusiv operatorilor economici (raporturi B2B), legislația privind protecția consumatorilor (inclusiv OUG nr. 34/2014 și OG nr. 21/1992) nu este aplicabilă raporturilor dintre părți.

2. Definiții

În cuprinsul prezentului document, termenii de mai jos au următoarele înțelesuri:

2.1. Utilizator, persoana fizică ce acționează în numele și pe seama unui operator economic (persoană juridică), pe baza calității de reprezentant legal sau a unei împuterniciri valabile, și care creează un cont și utilizează Aplicația.

2.2. Operator economic sau Clientul, persoana juridică (ofertant/candidat) care este partea contractantă în raportul cu Arxia, în beneficiul căreia este utilizat Serviciul și care figurează drept entitate plătitoare a abonamentului. Serviciul este destinat exclusiv operatorilor economici persoane juridice, în context B2B.

2.3. Procedură, o procedură de achiziție publică publicată în SICAP/SEAP (e-licitatie.ro), importată în Aplicație pe baza unui link public furnizat de Utilizator, împreună cu datele publice asociate acesteia.

2.4. Abonament, dreptul de acces la funcționalitățile SISAP, acordat pe perioade de o lună, contra plată, precedat de o perioadă de probă, conform secțiunii 7.

2.5. Conținut, totalitatea elementelor puse la dispoziție prin Aplicație de către Arxia, inclusiv interfața, textele, structura, calculele orientative, checklist-urile, codul-sursă, mărcile și orice alte materiale aparținând Arxia, cu excepția datelor publice provenite din surse oficiale și a Conținutului Utilizatorului.

2.6. Date publice SEAP, informațiile cu caracter public privind procedurile de achiziție, publicate de autorități pe e-licitatie.ro și preluate în forma în care sunt puse la dispoziția publicului. Aceste informații pot include date cu caracter personal ale unor terți (de exemplu, persoane de contact ale autorităților contractante, reprezentanți ai operatorilor economici, părți în contestații), prelucrate în condițiile descrise în Politica de confidențialitate.

2.7. Cont, spațiul individual de utilizare creat în Aplicație, protejat prin credențiale, prin intermediul căruia Utilizatorul accesează Serviciul.

2.8. Conținutul Utilizatorului, informațiile introduse în Aplicație de Utilizator sau de Client: notițe, observații, elemente și bifări de checklist, documente ori date proprii încărcate în legătură cu procedurile urmărite.

3. Părțile contractului și eligibilitatea

3.1. Părțile. Contractul se încheie între Arxia SRL și Operatorul economic, reprezentat de Utilizator. Referirile din prezentii Termeni la drepturi și obligații ale „Utilizatorului" se înțeleg, după caz, ca drepturi și obligații ale Operatorului economic, exercitate prin Utilizator. Operatorul economic răspunde pentru actele și omisiunile Utilizatorilor săi ca pentru propriile acte.

3.2. SISAP se adresează exclusiv persoanelor juridice (operatori economici) în context B2B. Aplicația nu este destinată consumatorilor (persoane fizice care acționează în scopuri din afara activității lor comerciale ori profesionale).

3.3. Pentru a utiliza Serviciul, Utilizatorul declară și garantează că:

a) are cel puțin 18 ani și capacitate deplină de exercițiu;
b) este reprezentantul legal al Operatorului economic ori deține o împuternicire valabilă care îi conferă dreptul de a angaja juridic Operatorul economic în raport cu Furnizorul;
c) datele furnizate cu privire la Operatorul economic (denumire, CUI, adresă, IBAN) sunt reale, corecte și actuale.

3.4. Arxia își rezervă dreptul de a verifica eligibilitatea, inclusiv prin validarea CUI prin API-ul public ANAF, și de a refuza ori suspenda accesul în cazul în care condițiile de eligibilitate nu sunt îndeplinite.

3.5. Serviciul nu este oferit consumatorilor. Arxia poate refuza crearea contului ori poate înceta contul creat cu încălcarea acestei condiții. Un cont creat de o persoană fizică în nume propriu, fără a reprezenta un operator economic, nu este eligibil pentru Serviciu.

3.6. Schimbarea Utilizatorului. Operatorul economic poate solicita oricând, la office@arxia.com, înlocuirea Utilizatorului desemnat (de exemplu, la încetarea raporturilor cu persoana fizică inițială), cu păstrarea datelor contului.

4. Descrierea serviciului SISAP

4.1. SISAP pune la dispoziție următoarele funcționalități principale:

a) Import din date publice SEAP, preluarea, pe baza unui link furnizat de Utilizator, a datelor publice ale unei proceduri de achiziție publicate pe e-licitatie.ro. Datele sunt informații cu caracter public, publicate de autorități în sursa oficială, iar prelucrarea lor are caracter accesoriu serviciului de sprijin.
b) Calculul orientativ al termenelor legale, afișarea unor termene calculate pe baza prevederilor Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, Legii nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac, precum și HG nr. 395/2016 (normele de aplicare). Aceste termene au caracter strict orientativ și nu înlocuiesc verificarea în sursa oficială.
c) Asistență la pregătirea dosarului de ofertă, punerea la dispoziție a unor instrumente de tip checklist pentru organizarea documentelor necesare participării la procedură.
d) Urmărirea contestațiilor la CNSC, afișarea de informații orientative privind contestațiile aferente procedurilor, în scopul sprijinirii deciziilor Utilizatorului.
e) Instantanee (snapshot-uri), copii interne ale datelor unei proceduri la un moment dat, cu integritate verificabilă tehnic (hash), în condițiile art. 4.7.

4.2. Sursa oficială. e-licitatie.ro/SEAP rămâne singura sursă oficială de informare. Toate informațiile afișate în SISAP au caracter de sprijin și trebuie verificate de Utilizator în sursa oficială înainte de luarea oricărei decizii sau a oricărui act procedural.

4.3. Lipsa caracterului de consultanță. SISAP nu oferă consultanță juridică, consultanță de specialitate în achiziții publice și nu reprezintă o opinie autorizată. Pentru asistență juridică, Utilizatorul trebuie să se adreseze unui profesionist calificat.

4.4. Modificarea funcționalităților. Arxia poate modifica, adăuga sau îmbunătăți oricând funcționalități, precum și interveni fără preaviz pentru motive urgente de securitate ori impuse de lege. Retragerea sau degradarea substanțială a unei funcționalități principale dintre cele enumerate la art. 4.1 se face numai cu notificare prealabilă de minimum 30 de zile; în acest caz Clientul poate rezilia contractul înainte de intrarea în vigoare a modificării, cu restituirea pro-rata a perioadei plătite și neutilizate.

4.5. Nivel de serviciu. Serviciul este furnizat „ca atare" și „în funcție de disponibilitate", fără un angajament garantat de nivel de serviciu (SLA). Arxia depune diligențe rezonabile pentru funcționarea continuă a Aplicației, efectuează copii de siguranță periodice ale datelor (art. 11.9) și anunță, când este rezonabil posibil, lucrările de mentenanță planificată.

4.6. Limite tehnice de utilizare rezonabilă (fair use). Funcționalitățile descrise ca „nelimitate" se acordă în limitele unei utilizări rezonabile, corespunzătoare activității proprii de ofertare a Clientului: importul privește numai proceduri aduse de Utilizator prin link, iar actualizarea datelor se face la cadențe stabilite de Aplicație, cu limitări tehnice de volum și frecvență menite să protejeze atât infrastructura Arxia, cât și sursele publice. Arxia poate aplica limitări tehnice suplimentare (rate limiting) în caz de utilizare anormală, cu informarea Clientului.

4.7. Valoarea probatorie a instantaneelor. Snapshot-urile sunt copii interne cu integritate verificabilă tehnic (hash criptografic). Ele nu constituie mărci temporale electronice calificate în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și nu beneficiază de o valoare probatorie garantată; aprecierea probelor aparține exclusiv CNSC ori instanței. Snapshot-urile pot fi folosite ca punct de plecare documentat, alături de verificarea în sursa oficială.

5. Încheierea contractului prin mijloace electronice

5.1. Etapele tehnice ale încheierii contractului sunt următoarele:

a) completarea formularului de înscriere (nume, email, parolă);
b) citirea documentelor contractuale și bifarea acceptării Termenilor, respectiv bifarea separată a acceptării exprese a clauzelor neuzuale (art. 1.6 și 18.2);
c) trimiterea formularului și crearea contului; contractul se consideră încheiat la momentul creării contului;
d) completarea datelor Operatorului economic (denumire, CUI, adresă, IBAN) și validarea CUI;
e) după perioada de probă, activarea Abonamentului prin plata în pagina securizată a procesatorului de plăți.

5.2. Corectarea erorilor. Înainte de trimiterea oricărui formular, Utilizatorul poate identifica și corecta erorile de introducere a datelor direct în câmpurile formularului; datele contului și ale entității pot fi corectate ulterior oricând din secțiunea Setări, respectiv Entitate.

5.3. Stocarea contractului. Versiunea Termenilor acceptată (numărul versiunii și data acceptării) se înregistrează în registrul de consimțăminte al contului și este accesibilă Utilizatorului; textul integral al documentelor contractuale în vigoare este disponibil permanent la /legal/tos, /legal/disclaimer, /legal/dpa și poate fi salvat/tipărit de Utilizator.

5.4. Limba contractului. Contractul se încheie în limba română. Versiunea în limba română a documentelor contractuale prevalează asupra oricărei traduceri informative.

5.5. Coduri de conduită. Arxia nu a aderat la un cod de conduită specific în sensul art. 8 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 365/2002.

5.6. Confirmarea. Crearea contului și, respectiv, fiecare plată sunt confirmate Utilizatorului prin email tranzacțional.

6. Contul și securitatea

6.1. Pentru a utiliza Serviciul, Utilizatorul își creează un Cont furnizând datele solicitate (nume, email, parolă; opțional, poză de profil) și datele entității plătitoare persoană juridică (denumire, CUI, adresă, IBAN, precum și, după caz, numele reprezentantului legal și persoana de contact).

6.2. Utilizatorul este responsabil pentru:

a) păstrarea confidențialității credențialelor de acces;
b) toate activitățile desfășurate prin intermediul Contului său;
c) notificarea imediată a Furnizorului în cazul utilizării neautorizate a Contului ori al oricărei breșe de securitate sesizate.

6.3. Măsuri de securitate aplicate de Furnizor. Arxia implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, printre care:

criptare la repaus (AES-256-GCM) pentru IBAN și pentru cheile API;
stocarea parolelor sub formă de valori hash-uite (nu în text clar);
transmisie securizată prin HTTPS;
antete de securitate și politică de securitate a conținutului (CSP);
control de acces pe roluri;
registru de consimțăminte, conform art. 7 GDPR;
funcții de export și ștergere a datelor din cont, conform art. 17 și art. 20 GDPR.

6.4. Niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută. Furnizorul depune diligențe rezonabile, însă nu poate garanta că Serviciul va fi neîntrerupt sau lipsit de erori.

6.5. Datele tehnice (adresa IP, user-agent) pot fi prelucrate, printre altele, pentru dovada consimțământului și pentru securitatea Serviciului, conform Politicii de confidențialitate. În cazul unei încălcări a securității datelor, Arxia aplică procedura de notificare prevăzută la art. 33–34 GDPR (detalii în Politica de confidențialitate).

7. Abonament: probă, preț, plată, facturare, prelungire, anulare

7.1. Perioadă de probă. La înscriere, Utilizatorul beneficiază de o perioadă de probă gratuită de 30 de zile calendaristice, fără obligația introducerii unui card și fără nicio obligație de plată. La expirarea perioadei de probă nu se efectuează nicio debitare automată; accesul plătit începe exclusiv prin abonarea explicită, cu plata în pagina securizată a procesatorului. Furnizorul poate prelungi perioada de probă sau oferi condiții mai favorabile, comunicate în Aplicație.

7.2. Preț. Accesul la SISAP se acordă pe bază de abonament lunar în RON. Prețul curent al abonamentului (planul SISAP Pro) este de 100 RON/lună, la care se adaugă TVA în cota legală în vigoare (în prezent 21%, adică 121 RON/lună cu TVA inclus). Prețul, cu mențiunea explicită a includerii sau neincluderii TVA, este afișat în Aplicație înainte de plată.

7.3. Plata prin Netopia. Procesarea plăților prin card se realizează de NETOPIA Payments, instituție de plată autorizată, în pagina securizată a acesteia, cu autentificare 3-D Secure și în conformitate cu standardul PCI DSS. Datele cardului nu sunt colectate, stocate sau procesate de SISAP, ci sunt prelucrate direct în mediul securizat al procesatorului de plăți.

7.4. Facturare prin SmartBill (e-Factura). Emiterea facturilor și transmiterea acestora în sistemul național RO e-Factura (SPV ANAF) se realizează prin intermediul SmartBill, în calitate de furnizor de servicii de facturare. În raporturile B2B, factura fiscală originală este cea transmisă prin sistemul RO e-Factura și pusă la dispoziție în SPV, conform OUG nr. 120/2021; eventualele copii PDF transmise pe email au caracter informativ.

7.5. Prelungirea Abonamentului. Abonamentul se prelungește prin plata manuală a următoarei perioade de o lună; Utilizatorul primește notificări înainte de expirare. Nu se efectuează debitări recurente automate. O eventuală plată recurentă va putea fi introdusă ulterior numai cu acordul expres și prealabil al Utilizatorului, cu afișarea, la înrolare, a sumei exacte debitate (cu TVA), a frecvenței și a datei debitării, cu confirmare prin email a înrolării și cu posibilitatea dezactivării facile, în orice moment, din cont.

7.6. Expirare și restricționare progresivă a accesului. În cazul neplății ori al expirării Abonamentului:

a) Contul trece mai întâi în regim „doar-citire", în care Utilizatorul poate consulta datele existente, fără a putea crea sau modifica conținut;
b) ulterior, Contul trece în regim „blocat", în care accesul la funcționalități este suspendat până la reactivarea Abonamentului.

Funcțiile de export și de ștergere a datelor rămân disponibile inclusiv în aceste regimuri. Datele sunt păstrate pe durata și în condițiile prevăzute în Politica de confidențialitate.

7.7. Anulare și rambursare. Serviciul fiind destinat exclusiv operatorilor economici (raport B2B), dreptul de retragere prevăzut de OUG nr. 34/2014 pentru consumatori nu se aplică. Condițiile comerciale sunt următoarele: accesul se activează imediat după confirmarea plății; Clientul poate renunța oricând la continuarea Abonamentului, cu efect de la finalul perioadei deja plătite; plata aferentă perioadei de abonament deja începute nu se rambursează. Prin excepție, dacă Arxia reziliază contractul din motive neimputabile Clientului ori în cazul prevăzut la art. 4.4, perioada plătită și neutilizată se restituie pro-rata.

7.8. Modificarea prețului. Orice modificare a prețului Abonamentului se comunică Clientului prin email cu cel puțin 30 de zile înainte de aplicare. Noul preț se aplică începând cu prima perioadă de facturare care începe după expirarea preavizului și nu afectează perioadele deja plătite. Dacă nu acceptă noul preț, Clientul poate să nu mai prelungească Abonamentul, accesul continuând la prețul vechi până la finalul perioadei plătite.

8. Obligațiile Utilizatorului. Conținutul Utilizatorului

8.1. Utilizatorul se obligă:

a) să furnizeze date corecte, complete și actuale și să le actualizeze ori de câte ori este necesar;
b) să utilizeze Serviciul exclusiv în scopuri legale și conforme prezentilor Termeni;
c) să nu utilizeze Serviciul într-un mod care ar putea afecta integritatea, securitatea ori disponibilitatea Aplicației sau a sistemelor terțe (inclusiv e-licitatie.ro/SEAP).

8.2. Utilizatorul nu are dreptul:

a) să efectueze operațiuni de reverse-engineering, decompilare, dezasamblare ori să încerce să obțină codul-sursă al Aplicației;
b) să copieze, să reproducă, să distribuie ori să exploateze comercial Conținutul, fără acordul scris al Arxia;
c) să acceseze Serviciul prin mijloace automate neautorizate, să supraîncarce ori să abuzeze de infrastructura Furnizorului;
d) să folosească Serviciul pentru a încălca drepturile terților ori dispozițiile legale aplicabile.

8.3. Utilizatorul răspunde pentru exactitatea datelor introduse și pentru deciziile luate pe baza informațiilor orientative furnizate prin Serviciu.

8.4. Conținutul Utilizatorului. Clientul garantează că are dreptul de a introduce Conținutul Utilizatorului în Aplicație și că acesta nu încalcă drepturile terților ori legea; Clientul rămâne singurul răspunzător pentru acesta. Clientul acordă Arxia o licență neexclusivă, limitată la stocarea, afișarea și procesarea tehnică necesare furnizării Serviciului.

8.5. Găzduire. În privința Conținutului Utilizatorului, Arxia acționează ca furnizor de servicii de stocare-găzduire în sensul art. 6 din Regulamentul (UE) 2022/2065 (DSA): nu monitorizează în mod general acest conținut, dar poate elimina ori bloca accesul la conținut vădit ilegal, la sesizare sau la cererea autorităților, cu informarea și motivarea măsurii către Client. Punct de contact pentru autorități și utilizatori: office@arxia.com.

9. Proprietate intelectuală

9.1. Aplicația SISAP, codul-sursă, structura, interfața, design-ul, textele, calculele, checklist-urile, mărcile, logo-urile și orice alt Conținut propriu aparțin Arxia SRL ori licențiatorilor săi și sunt protejate de legislația privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală.

9.2. Prin acceptarea Termenilor, Utilizatorului i se acordă un drept limitat, neexclusiv, netransferabil și revocabil de a utiliza Aplicația, pe durata Abonamentului, exclusiv în scopurile permise de prezentii Termeni.

9.3. Datele publice provenite din SEAP/e-licitatie.ro nu fac obiectul drepturilor de proprietate intelectuală ale Arxia; ele sunt informații cu caracter public, reutilizate în condițiile Legii nr. 179/2022, prelucrate accesoriu în cadrul Serviciului.

9.4. Nicio prevedere a prezentilor Termeni nu transferă Utilizatorului vreun drept de proprietate intelectuală asupra Aplicației ori a Conținutului propriu al Arxia.

10. Confidențialitate

10.1. Arxia tratează drept confidențiale datele de afaceri ale Clientului la care are acces prin furnizarea Serviciului (inclusiv Conținutul Utilizatorului, strategiile de participare, documentele și notițele încărcate) și nu le divulgă terților, cu excepția cazurilor impuse de lege ori de o autoritate competentă și a prestatorilor menționați în secțiunea 14, strict în măsura necesară furnizării Serviciului.

10.2. Obligația de confidențialitate supraviețuiește încetării contractului timp de 3 ani.

11. Limitarea răspunderii

11.1. Caracter orientativ al informațiilor. Termenele, calculele și informațiile afișate în SISAP au caracter strict orientativ. Acestea nu constituie acte oficiale, nu au valoare juridică obligatorie și nu înlocuiesc verificarea în sursa oficială (SEAP/e-licitatie.ro).

11.2. Obligația de verificare. Utilizatorul are obligația de a verifica, în mod independent și în sursa oficială, toate termenele, condițiile și informațiile relevante înainte de a întreprinde orice act procedural. Furnizorul nu răspunde pentru consecințele neverificării.

11.3. Lipsa garanției de rezultat. SISAP nu garantează câștigarea, atribuirea ori obținerea vreunui rezultat favorabil într-o procedură de achiziție publică. Decizia privind participarea și conținutul ofertei aparțin exclusiv Utilizatorului.

11.4. Lipsa consultanței juridice. Serviciul nu reprezintă consultanță juridică ori de specialitate. Pentru opinii juridice obligatorii, Utilizatorul trebuie să consulte un profesionist calificat.

11.5. Incidente externe. Furnizorul nu răspunde pentru indisponibilitatea, erorile, modificările ori incidentele aferente platformelor terțe, inclusiv SEAP/e-licitatie.ro, ANAF, CNSC, Netopia, SmartBill sau Resend, și nici pentru date eronate ori incomplete provenite din sursele publice.

11.6. Deciziile Utilizatorului. Furnizorul nu răspunde pentru deciziile de afaceri ori procedurale luate de Utilizator pe baza informațiilor furnizate prin Serviciu.

11.7. Limita maximă a răspunderii. În măsura permisă de lege, răspunderea totală a Arxia decurgând din sau în legătură cu utilizarea Serviciului este limitată la cea mai mare dintre: (i) valoarea Abonamentului achitat de Operatorul economic în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat răspunderea și (ii) 500 RON. Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, pierderi de profit ori de oportunitate.

11.8. Limitările de răspundere de mai sus nu se aplică în cazurile în care răspunderea nu poate fi limitată ori exclusă potrivit legii (de exemplu, fapta săvârșită cu intenție sau din culpă gravă ori prejudiciile cauzate integrității fizice sau sănătății).

11.9. Copii de siguranță și restituirea datelor. Arxia efectuează copii de siguranță periodice ale datelor din Aplicație și menține funcția de export a datelor la dispoziția Clientului, inclusiv 60 de zile după expirarea Abonamentului ori închiderea contului (cu excepția ștergerii cerute expres de Client). Excluderea răspunderii pentru pierderi de date operează numai în măsura în care Arxia și-a îndeplinit obligația de a efectua copii de siguranță periodice.

12. Forța majoră

12.1. Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea ori executarea necorespunzătoare a obligațiilor cauzată de un eveniment de forță majoră ori caz fortuit, în sensul art. 1351 Cod civil.

12.2. Partea afectată notifică cealaltă parte în cel mult 10 zile de la apariția evenimentului și depune diligențe pentru limitarea efectelor. Obligațiile afectate (inclusiv curgerea perioadei de Abonament, la cererea Clientului) se suspendă pe durata evenimentului.

12.3. Dacă evenimentul durează mai mult de 60 de zile, oricare parte poate rezilia contractul fără daune, cu restituirea pro-rata a perioadei plătite și neutilizate.

13. Programul de afiliere

13.1. SISAP poate pune la dispoziție un program de afiliere, care permite recomandarea Serviciului în schimbul unor beneficii, conform regulilor stabilite de Furnizor.

13.2. Condițiile de participare, modul de calcul al beneficiilor, prelucrarea datelor de afiliere și celelalte reguli aplicabile sunt prevăzute în Regulamentul Programului de Afiliere, publicat pe site și acceptat expres de afiliat la activarea contului de afiliat; acesta completează prezentii Termeni.

13.3. Afiliații au, printre altele, următoarele obligații: să nu transmită comunicări comerciale prin email ori alte mijloace electronice fără consimțământul prealabil al destinatarului (art. 6 din Legea nr. 365/2002 și art. 12 din Legea nr. 506/2004); să își declare calitatea de afiliat și caracterul comercial al comunicării; să nu formuleze afirmații despre Serviciu neaprobate de Arxia. Încălcarea acestor obligații atrage excluderea din program și răspunderea afiliatului.

13.4. În caz de neconcordanță între prezentii Termeni și Regulamentul Programului de Afiliere, prevederile Regulamentului prevalează exclusiv cu privire la aspectele specifice afilierii.

14. Protecția datelor: destinatari, împuterniciți, roluri

14.1. Pentru datele cu caracter personal prelucrate în scopuri proprii (cont, facturare, securitate), Arxia acționează în calitate de operator de date. În scopul furnizării Serviciului, anumite date pot fi transmise către:

a) Persoane împuternicite (art. 28 GDPR, pe bază de acorduri de prelucrare):

Împuternicit	Scop
SmartBill	Emiterea facturilor și transmiterea în RO e-Factura (SPV ANAF)
Resend	Trimiterea de email-uri tranzacționale

b) Operatori independenți și autorități publice (prelucrează în temeiuri proprii, fără acord art. 28 cu Arxia):

Destinatar	Rol
NETOPIA Payments	Instituție de plată autorizată; prelucrează datele tranzacției în calitate de operator independent (datele cardului nu trec prin SISAP)
ANAF	Autoritate publică; validarea CUI prin API-ul public și recepția facturilor prin RO e-Factura

14.2. e-licitatie.ro/SEAP este sursa datelor publice; relația este unidirecțională (de la SEAP către Aplicație), SEAP nu primește date cu caracter personal ale Utilizatorilor SISAP.

14.3. Găzduire. Aplicația este găzduită pe server administrat de Arxia, în Uniunea Europeană.

14.4. Datele încărcate de Client. Pentru datele cu caracter personal pe care Clientul le introduce în Aplicație în calitate de operator (de exemplu, date ale angajaților ori colaboratorilor săi în notițe și documente), Arxia acționează ca persoană împuternicită a Clientului, în condițiile Acordului de prelucrare a datelor (DPA), anexă la prezentii Termeni.

14.5. Detaliile complete privind temeiurile juridice, perioadele de stocare, transferurile și drepturile persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere (art. 17), portabilitate (art. 20), opoziție (art. 21), retragerea consimțământului (art. 7 GDPR)) sunt prevăzute în Politica de confidențialitate, inclusiv informarea privind datele terților preluate din surse publice (art. 14 GDPR).

14.6. Persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, email: anspdcp@dataprotection.ro.

15. Suspendarea, încetarea și cesiunea

15.1. Arxia poate suspenda ori restricționa accesul la Serviciu, total sau parțial, în cazul:

a) neplății Abonamentului ori expirării perioadei de probă (conform secțiunii 7);
b) încălcării prezentilor Termeni;
c) suspiciunii de utilizare frauduloasă, ilegală ori abuzivă;
d) unor motive tehnice, de securitate ori legale.

Suspendarea se comunică Clientului împreună cu motivul, cu excepția cazurilor în care legea interzice divulgarea ori comunicarea ar compromite o investigație.

15.2. Utilizatorul poate înceta utilizarea Serviciului în orice moment, prin neprelungirea Abonamentului și/sau prin ștergerea Contului.

15.3. La încetarea raportului contractual, Furnizorul menține funcția de export conform art. 11.9, după care procedează la ștergerea ori anonimizarea datelor, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare (de exemplu, obligații fiscale și contabile) și a drepturilor și obligațiilor născute anterior încetării.

15.4. Clauzele care, prin natura lor, sunt destinate să supraviețuiască încetării (în special cele privind proprietatea intelectuală, confidențialitatea, limitarea răspunderii și legea aplicabilă) rămân în vigoare.

15.5. Cesiunea. Arxia poate cesiona contractul unui succesor al activității sale (de exemplu, în caz de reorganizare ori transfer de business), cu notificarea Clientului; drepturile Clientului rămân neschimbate. Clientul nu poate cesiona contractul fără acordul scris al Arxia.

16. Modificarea Termenilor și notificarea

16.1. Arxia își rezervă dreptul de a modifica prezentii Termeni, din motive precum modificări legislative, de funcționalitate, de securitate ori comerciale.

16.2. Modificările se comunică Utilizatorului prin email și/sau prin notificare în Aplicație. Modificările defavorabile Clientului intră în vigoare după un preaviz de minimum 30 de zile de la notificare; celelalte modificări intră în vigoare la data indicată în notificare. Modificările nu se aplică retroactiv perioadelor deja plătite.

16.3. Dacă nu acceptă modificările, Clientul poate rezilia contractul fără costuri înainte de intrarea lor în vigoare, modificările nefiindu-i opozabile pentru perioada deja plătită. Continuarea utilizării Serviciului după intrarea în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea Termenilor modificați; pentru clauze neuzuale noi ori extinse, Arxia va solicita o nouă acceptare expresă conform art. 1.6.

16.4. Modificarea prețului urmează regimul special prevăzut la art. 7.8.

17. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

17.1. Prezentii Termeni sunt guvernați de legea română.

17.2. Părțile vor depune eforturi pentru soluționarea amiabilă a oricărui litigiu: partea interesată transmite celeilalte o notificare scrisă a pretenției, iar părțile încearcă soluționarea amiabilă (inclusiv, prin acord, prin mediere conform Legii nr. 192/2006) în termen de 30 de zile. Această etapă nu condiționează și nu limitează accesul la instanță și nu împiedică măsurile urgente ori conservatorii.

17.3. În lipsa unei soluționări amiabile, litigiile vor fi soluționate de instanțele judecătorești competente din Cluj-Napoca, România, sub rezerva normelor imperative de competență.

18. Ierarhia documentelor. Clauze neuzuale

18.1. Ierarhia documentelor. Documentele aplicabile raportului contractual sunt, în ordinea prevalenței: (1) prezentii Termeni, împreună cu anexa DPA; (2) Regulamentul Programului de Afiliere (exclusiv pentru aspectele specifice afilierii); (3) Disclaimerul de răspundere și celelalte pagini informative. În caz de neconcordanță, prevalează documentul superior în această ordine.

18.2. Clauze neuzuale (art. 1203 Cod civil). Următoarele clauze se acceptă în mod expres, printr-o bifă separată, la crearea contului: art. 4.4 (modificarea funcționalităților), art. 7.5–7.8 (prelungire, restricționare acces, anulare fără rambursarea perioadei începute, modificarea prețului), secțiunea 11 (limitarea răspunderii), secțiunea 15 (suspendarea, încetarea, cesiunea), secțiunea 16 (modificarea unilaterală a Termenilor), art. 17.1 (legea aplicabilă) și art. 17.3 (competența instanțelor din Cluj-Napoca).

19. Date de contact

Arxia SRL

Sediu social: Str. Primăverii nr. 8, ap. 262, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România
Punct de lucru: Str. Tipografiei nr. 28, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România
CUI: RO8472530
Nr. Registrul Comerțului: J12/914/1996
Telefon: +40 740 574 934
Email: office@arxia.com
Formular de contact: /contact (răspundem, de regulă, în cel mult 24 de ore lucrătoare)

Pentru aspecte privind prelucrarea datelor cu caracter personal, Utilizatorul se poate adresa la adresa de email indicată mai sus. În urma analizei interne a criteriilor art. 37 GDPR, desemnarea unui responsabil cu protecția datelor (DPO) nu este obligatorie pentru activitatea curentă; analiza este documentată intern și reevaluată periodic.

Arxia SRL · Sediu social: Str. Primăverii nr. 8, ap. 262, Cluj-Napoca · Punct de lucru: Str. Tipografiei nr. 28, Cluj-Napoca · CUI RO8472530 · J12/914/1996 · +40 740 574 934 · office@arxia.com · Contact

SISAP este un produs privat al Arxia SRL și nu este afiliat, aprobat sau operat de ADR, ANAP ori e-licitatie.ro.